Prioriteiten stellen: dit wil je er over weten

In mijn praktijk kom ik de vraag ‘hoe stel ik de juiste prioriteiten?’ steeds weer tegen. En dat begrijp ik, want iedereen heeft continu veel te doen. Ondanks dat we steeds meer doen in minder tijd. Het is misschien wel de grootste uitdaging op het moment.

Er komt zoveel op ons af dat we wel voortdurend prioriteiten móeten stellen. Dat levert continu druk op en daar hebben velen last van. Een veel voorkomende reactie is vervolgens het uitstellen van activiteiten. Of mensen worden ontevreden over zichzelf terwijl ze vaak zo ongelooflijk hard werken. We zijn druk bezig om alle ballen in de lucht te houden, maar verliezen het overzicht. Herken jij je erin?

De negatieve spiraal

Het gevolg is dat de werkdruk stijgt, het werkplezier daalt en de balans werk en privé zoek raakt. Klanten lopen weg, omzetverwachtingen worden niet gehaald, een burn-out ligt op de loer, relaties en carrières staan onder spanning.

Maar daar gaat dit artikel niet over. Dit artikel gaat over hoe we uit deze neerwaartse spiraal blijven. Dat is eenvoudiger dan je misschien denkt.

Persoonlijk leiderschap

De oplossing gaat verder dan beter plannen en organiseren en verder dan timemanagement. Dat zit allemaal in de categorie efficiënt werken. Efficiënt werken betekent nog niet automatisch dat je aan de goede dingen werkt, dat je de juiste prioriteiten stelt. Als we daar een antwoord op willen hebben, komen we uit op persoonlijk leiderschap. Laten we eens kijken wat deskundigen zeggen over prioriteiten stellen.

Het Eisenhower model om prioriteiten te stellen

Het bekende Eisenhower model, ook wel bekend als de prioriteitenmatrix of de tijdmanagementmatrix, gaat ervan uit dat je activiteiten kunt indelen aan de hand van twee hoofdvragen:

  • Hoe belangrijk is de activiteit ?
  • Hoe dringend is het uitvoeren van de activiteit?

De antwoorden geven aan in welke van de vier kwadrant een activiteit is onder te brengen:

  • Belangrijke en urgente activiteiten
  • Belangrijke maar niet urgente activiteiten
  • Onbelangrijke maar urgente zaken
  • Onbelangrijke en niet urgente zaken

Afhankelijk van in welk kwadrant een activiteit bevindt onderneem je de volgende actie:

  • Direct doen
  • Later doen
  • Delegeren
  • Niet doen
eisenhouwer kwadranten

Helpt dit model ons verder? Jazeker, maar mij niet voldoende. Om te bepalen of iets prioriteit heeft, dien je te bepalen of iets belangrijk of urgent is. Klik logisch, maar de vraag blijft: hoe bepaal ik de urgentie en belang van een activiteit?

Stephen Covey en zijn 'The 7 habits of highly effective people'

Covey werkte het Eisenhowermodel verder uit en beschreef het in zijn internationale bestseller ‘7 Habits of effective leadership’. Zijn boodschap is om je niet te laten leiden door de waan van de dag, maar zelf prioriteiten te stellen. Laat de belangrijkst dingen niet de dupe worden van allerlei urgente, maar onbelangrijke dingen. Effectieve mensen besteden hun tijd vooral aan zaken die belangrijk zijn. Prachtige woorden, zeker waar. Maar je hebt hier de neiging om je bezig te houden met activiteiten die op je afkomen. Inputgericht dus.

David Allen met 'Getting Things Done'

Dan hebben we nog de methode van David Allen met zijn ‘Getting Things Done’. Hij werkt met 5 stappen:

  • Capture: verzamel wat je aandacht heeft
  • Clarify: bepaal van alles wat je hebt verzamelt welke actie vereist is
  • Organize: plaats zaken waar ze logischerwijs thuis horen
  • Reflect: bekijk het geheel frequent
  • Engage: onderneem actie.

Zijn 2de stap betreft het stellen van prioriteiten. Hoe werkt dat bij Allen? Hij heeft daar een ingewikkeld ogend schema voor gemaakt met diverse beslissingen en mogelijke uitkomsten. Voor ieder item in je inbakje dien je dit schema te doorlopen. Prachtig als je er profijt van hebt, maar ik maak zaken graag eenvoudig en daarom raad ik niemand deze werkwijze aan.

Tony Crabbe in 'Nooit meer te druk' over timemanagement

Nog een andere veel geciteerde deskundige als het om effectiviteit gaat is Tony Crabbe. Ik ben een groot fan van Crabbe. In zijn boek ‘Nooit meer te druk’ maak je kennis met zijn manier om met een opgeruimd hoofd in een overvolle wereld te staan. Ik heb er eerder een blog over geschreven, geïnspireerd op zijn ideeën. Daarin geef ik drie redenen waarom timemanagement niet helpt, en drie oplossingen die je niet kunt negeren.

  1. Accepteer dat timemanagement je niet verder helpt om weer grip te krijgen
  2. Je wordt niet gelukkiger van timemanagement
  3. Timemanagement maakt je niet efficiënter

En drie oplossingen:

  1. Laat los dat je zaken onder controle moet hebben
  2. Word eens wat gemakzuchtiger, niet alles hoeft perfect, je kunt eens een bal laten vallen, je kunt eens iets vergeten, je zult mensen teleur moeten stellen. Je hoeft niet perfect te zijn.
  3. Vergeet de input, focus op je output.

Dit zijn voor mij enorm waardevolle lessen. Lees hier mijn hele blog Waarom timemanagement zonde is van je tijd. En nu?’

Nog twee leuke methoden: de MoSCoW methode en de bulk- en gedondermatrix om prioriteiten te stellen

Naast bovengenoemde methoden zijn er nog vele andere methoden. Een leuke methode die ik nog wil noemen is de MoSCoW methode. Dit model is afkomstig uit de softwareontwikkeling. De letters staan voor:

  1. Must have: vereist
  2. Should have: gewenst
  3. Could have: wanneer er tijd is
  4. Won’t have: nu niet, misschien in de toekomst

Ik ga er in dit artikel niet verder op in, maar het kan ook zeker richting geven.

Nog een leuke die ik onlangs tegenkwam is de Bulk- en gedondermatrix. Je vraagt je hier niet af wat het belangrijkste is, maar je bepaalt wat de gevolgen zijn als je een to-do niet realiseert. Je wordt daarmee gedwongen om te denken vanuit de klant en belanghebbenden. Een to-do krijgt de hoogste prioriteit wanneer veel mensen (de bulk) er last van hebben en escalatie (gedonder) op de loer ligt, wanneer de to-do niet wordt uitgevoerd.

Prioriteiten stellen is de hoogste prioriteit: input versus output

Ik heb al verteld dat ik een grote fan ben van Tony Crabbe en zijn boek ‘Nooit meer te druk’. Het grote verschil tussen Eisenhower, Allen en Crabbe is dat Eisenhower als uitgangspunt heeft dat je een activiteit (vroeg of laat, door jezelf of een ander) uitvoert tenzij je expliciet besluit iets niet te doen. Crabbe gaat daar een stuk relaxter mee om. Ga ervan uit dat je niet alles kunt doen (!). Kies datgene wat je wel doet. Dat geeft lucht zeg! Voel jij het al? Daar waar Eisenhower en Covey vooral focussen op de input, legt Crabbe de nadruk op de output.’

Succes is maakbaar

In mijn praktijk help ik professionals van steeds betere plannen naar steeds betere resultaten. Het stellen van prioriteiten is daarin een belangrijk onderdeel. Ik ben ervan overtuigd dat succes maakbaar is. Het is niet eens zo moeilijk om in een spiraal terecht te komen waarin je plannen en resultaten steeds beter worden. Je hebt daar 3 zaken voor nodig:

  1. Kennis over hoe het anders zou kunnen
  2. De structuur en routine om het anders te doen
  3. Daadkracht om het vol te houden, zelfs wanneer het tegenzit.

Tijdens mijn trainingen geef ik aandacht aan de kennis en structuur. Mijn coaching is gericht op toepassing van de kennis, aanbrengen van de structuur, inslijpen van routine en op daadkracht, het eenvoudig maken om vol te houden.

Gefocust werken aan je doel

Bij het stellen van prioriteiten hou ik altijd het doel voor ogen. Ik gebruik een methode waarbij je gefocust werkt in periodes van twee weken. Wanneer het aankomt op het stellen van prioriteiten dan hanteer ik de volgende tweetrapsraket:

  1. Gezien mijn doel: wat wil ik over 2 weken echt gedaan hebben om een stap dichter bij mijn doel te zijn?
  2. Pas daarna ga ik naar mijn wensen- en actielijst (to do lijst, backlog).

Daar stel ik prioriteiten aan de hand van de volgende drie vragen:

  • Wat voegt de meeste waarde toe voor mijn klant?
  • Wat voegt de meeste waarde toe voor mijn bedrijf?
  • Heb ik voldoende aandacht voor de 3 knoppen waarmee ik mijn bedrijf bestuur: leveren, jagen en bedrijfsvoering?*

* Die laatste moet ik even toelichten. Mijn essentiemodel voor ondernemers brengt het ondernemen terug tot het draaien aan drie knoppen: leveren, jagen en bedrijfsvoering. Het komt erop aan om op het juiste moment aan de juiste knop te draaien. Zo eenvoudig is het ondernemen ;). Een blog over dit onderwerp staat in de planning. 

Kennis, structuur en daadkracht

Wil je meer weten over hoe je steeds betere plannen en resultaten kunt krijgen en welke eenvoudige systemen daarvoor zijn. Ik coach professionals en geef geregeld trainingen waarin je kennis kunt nemen van mijn aanpak, gebaseerd op het internationale succesvolle Agile gedachtegoed en de Scrum methode. Meer informatie vind je op mijn website  of neem contact met me op. Ik vertel je er graag vrijblijvend meer over.

Meer tips? Download de gratis SUCCESGIDS van PLAN naar RESULTAAT

Marcelline van Velzen is bestuurskundige en internationaal gecertifieerd scrummaster. Vanuit haar bedrijf VVO – van PLAN naar RESULTAAT helpt zij professionals structureel tot in de kern van steeds betere PLANNEN naar steeds betere RESULTATEN. Termen die als een rode draad door haar leven lopen zijn structureren, analyseren, reflecteren, adviseren, coachen en vereenvoudigen. Analytische vaardigheden combineert zij met een praktische instelling. Deze eigenschappen zet zij met plezier in om anderen te helpen. Dat doet zij al 20 jaar in management- en management ondersteunende functies, HRM en communicatie bij o.a. diverse ministeries, de Vrije Universiteit en KWF Kankerbestrijding. Je kunt haar bereiken via marcelline@vanvelzenorganizing.nl of via de website www.vanvelzenorganizing.nl.